CÁCH QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ

Nếu doanh nghiệp đang phải đối mặt với hàng ngàn bài toán khó đến từ việc quản lý kho dữ liệu nhân viên, thì hãy cùng HrOnline tìm hiểu cách quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân viên hiệu quả, khoa học ngay nhé!

Hồ sơ hay dữ liệu nhân viên là nguồn tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Việc quản lý hồ sơ phải được lưu trữ chính xác, đầy đủ, khoa học và đảm bảo được tính chất bảo mật cao. Tuy nhiên, làm sao để theo dõi và quản lý tốt toàn bộ hồ sơ, dữ liệu nhân sự lên đến vài chục, vài trăm, thậm chí là vài nghìn nhân viên? Cùng tham khảo ngay về giải pháp đến từ HrOnline ngay trong bài viết dưới đây!

Quản lý hồ sơ nhân viên là gì?

Quản lý hồ sơ nhân viên là việc lưu trữ và quản lý tất cả các thông tin bao gồm: sơ yếu lý lịch, bảng lương, bảo hiểm, hợp đồng, chế độ bảo hiểm xã hội, quy định kỷ luật khen thưởng, thông tin quá trình công tác... của người lao động trong suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp. 

Tìm hiểu cách quản lý kho dữ liệu hồ sơ nhân viên

Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên là nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý nhân viên. Vì thế, tìm ra cách quản lý nhân viên hay cách quản quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả đang trở thành mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo.

Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân viên

Nhân viên là nguồn tài sản lớn nhất của doanh nghiệp. Theo đánh giá, việc quản lý hồ sơ nhân viên được xem là một hoạt động quan trọng nhất trong quá trình quản lý nhân sự. Trong đó, những nguyên nhân chính thống nhất khi tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân viên được xác định là:

• Lưu trữ hồ sơ nhân viên là hoạt động bắt buộc dựa theo Luật Việt Nam. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải nghiêm túc chấp hành.
• Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ hiệu quả sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt quá trình làm việc của nhân sự, góp phần vào sự phát triển chung của toàn doanh nghiệp.
• Ngoài ra, việc quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân viên sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết những vấn đề hay những tranh chấp liên quan đến người lao động.

Tùy vào loại hồ sơ cũng như tính chất đặc biệt của nó mà ban quản lý sẽ đưa ra quyết định lưu trữ nhân viên trong thời gian ngắn hạn, dài hạn hoặc vĩnh viễn. 

4 bước lưu trữ hồ sơ nhân viên phổ biến tại các doanh nghiệp

Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp đang sử dụng 2 cách quản lý và lưu trữ kho dữ liệu nhân sự phổ biến đó là:

• Quản lý thủ công bằng hồ sơ bản cứng tại các tủ lưu trữ hồ sơ hoặc các kho lưu trữ dữ liệu trong doanh nghiệp
• Quản lý hồ sơ nhân viên bằng cách lưu trữ các bản mềm trên máy tính

Và cách quản lý sẽ được tiến hành trong 4 bước như sau:

Bước 1: Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ

Trước khi đưa toàn bộ hồ sơ đi lưu trữ, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân loại theo một số nhóm như: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác… Tùy vào tình trạng, quy mô hoạt động, các doanh nghiệp sẽ có nhiều cách phần loại khác nhau. Tuy nhiên, phổ biến nhất là phân loại theo phòng ban, khu vực, vị trí hoặc dựa trên các mốc thời gian. 

Bước 2: Tìm kiếm kho lưu hồ sơ nhân viên

Có rất nhiều cách để quản lý kho hồ sơ nhân viên như: Lưu trữ tại cơ quan, thuê kho… Tuy nhiên, vị trí lưu trữ phải đảm bảo đáp ứng được các tiêu chuẩn sau:

• Kho lưu trữ thông thoáng và đặc biệt là không bị thấm nước
• Nơi lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo không có các loại động vật chuyên gặm nhấm như gián, chuột….
• Kho lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo yếu tố thời hạn lưu trữ nhiều năm

HrOnline - giải pháp quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân viên

Bước 3: Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân viên

Khi đã phân loại và tìm kiếm được kho lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ tiến hành tạo các mục lưu trữ riêng biệt dựa trên bản mềm. Bản mềm sẽ lưu bởi những tệp trên máy, song song với đó, bản cứng sẽ được lưu trữ trong kho.

Bước 4: Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân viên

Trong quá trình lưu trữ, doanh nghiệp phải thường xuyên phải chú ý đến các sự cố như: Ẩm thấp, ướt. mốc hay thất lạc, dễ nhầm lẫn, thất lạc… Vì thế để quản lý thông tin an toàn, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra tình trạng hồ sơ nhân viên. Để khắc phục tình trạng này, nhiều doanh nghiệp sẽ tiến hành lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân viên bằng bản mềm. Tuy nhiên, 2 cách trên đều không khả thi bởi độ rủi ro bị mất hoặc thất lạc, hư hỏng cao.

Những lưu ý quan trọng khi quản lý hồ sơ nhân viên 

Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân viên rất quan trọng, tuy nhiên, việc quản lý hồ sơ, dữ liệu nhân viên chưa bao giờ là dễ dàng. Nếu doanh nghiệp sử dụng các phương pháp quản lý dữ liệu thiếu khoa học, không đồng bộ, thì rất dễ phải đối mặt với các bài toán khó như: 

• Hồ sơ nhân viên lưu trữ tràn lan, khó theo dõi, dễ thất thoát, hư hỏng
• Khó khăn cho việc tìm kiếm, cập nhật hoặc sắp xếp các thông tin
• Dữ liệu nhân viên không được bảo mật, dễ bị rò rỉ, đánh cắp
• Quá trình chuyển đổi thông tin thủ công, chậm trễ
• Việc phân loại hồ sơ thiếu khoa học
• Hao tổn thời gian, chi phí quản lý
• Sử dụng quá nhiều công cụ quản lý đơn lẻ khiến dữ liệu bị phân tán

Ngày nay, dưới sự phát triển vượt bậc của kỷ nguyên số, công tác quản lý hồ sơ nhân viên thời đại công nghệ số đang tạo nên sự thay đổi rõ rệt. Thực tế đã có rất nhiều các phần mềm quản lý nhân sự ra đời với những tính năng vô cùng vượt trội, giúp ích hiệu quả cho các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự đông đảo. Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline đã và đang trở thành sự lựa chọn hàng đầu, được các tập đoàn lớn tin dùng. 

Xây dựng và quản lý chính sách phúc lợi  nhân viên thông qua HrOnline

Phương pháp quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân viên bằng HrOnline

Thông qua việc số hóa toàn bộ hoạt động quản lý nhân sự bằng phần mềm HrOnline, việc cập nhật hồ sơ nhân viên sẽ được tinh giản và tối ưu nhất. Với HrOnline, tất cả dữ liệu và hồ sơ nhân viên sẽ được lưu trữ đầy đủ, chi tiết trên nền tảng trực tuyến. Hơn hết, các nguồn dữ liệu sẽ kết nối với các tính năng khác như: đơn từ, chấm công, tính lương, lộ trình công danh, đào tạo… giúp cho việc quản lý nhân viên trở nên dễ dàng hơn. 

Sử dụng HrOnline, các thủ tục về mặt giấy tờ được cắt giảm đáng kể, thay vào đó, doanh nghiệp sẽ quản lý bằng cách tương tác nhiều hơn trên HrOnline. Qua đó, dễ dàng khắc phục các khuyết điểm do cách quản lý thủ công gây ra. Hơn hết, HrOnline sẽ cho ra các báo cáo trực quan, giúp nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định quản trị nhanh chóng và chính xác.

Phần mềm HrOnline không chỉ đáp ứng các nhu cầu cơ bản về quản lý nhân sự như: quản lý thông tin nhân viên, quản lý hợp đồng, quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương… mà còn hỗ trợ nhiều cho công tác đào tạo, lên kế hoạch tuyển dụng, đánh giá – phân bổ nguồn nhân lực hiệu quả. 

Xây dựng lộ trình phát triển (lộ trình công danh) cho nhân viên

Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng mục tiêu OKRs, thiết lập bộ tiêu chí đánh giá hoặc lên các chính sách, lộ trình phát triển của từng nhân viên.

HrOnline - Giải pháp đồng bộ và số hóa dữ liệu nhân sự thông minh

HrOnline là một nền tảng quản lý nhân sự toàn diện hàng đầu trên thị trường. Sử dụng HrOnline, toàn bộ quá trình quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân viên của doanh nghiệp sẽ được thực hiện một cách khoa học, tập trung trên một hệ thống duy nhất. Với HrOnline, doanh nghiệp sẽ dễ dàng:

- Lưu trữ và quản lý đồng bộ hệ thống thông tin, dữ liệu nhân viên.

- Hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, cập nhật thông tin nhân viên, hạn chế tối đa tình trạng thất lạc hồ sơ, dữ liệu.

- Xây dựng và quản lý sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp theo nhiều mô hình quản trị và lĩnh vực kinh doanh khác nhau.

-Thiết lập các tiêu chí, mục tiêu, kỹ năng cần đạt của từng đối tượng dựa trên lộ trình phát triển sự nghiệp một cách rõ ràng.

- Quá trình tìm kiếm và sàng lọc dữ liệu (Hợp đồng, Bảo hiểm, Phúc lợi…) diễn ra nhanh chóng, chính xác.

Xây dựng và quản lý sơ đồ tổ chức thông minh

Nếu doanh nghiệp đang cần giải pháp quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả, khoa học, hãy nhấn đăng ký hoặc liên hệ ngay với đội ngũ HrOnline thông qua Hotline để được tư vấn kỹ hơn về giải pháp nhé