TIẾT LỘ CÁCH LÀM BẢNG ĐÁNH GIÁ KPI DÀNH RIÊNG CHO DOANH NGHIỆP

20/02/2023 1661

Cụm từ “Đánh giá nhân viên” luôn là vấn đề đáng báo động, gây ra rất nhiều sự nhức nhối cho các chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý… Trên thực tế, phần lớn nguyên nhân của việc đánh giá nhân viên không hiệu quả đều có điểm xuất phát từ việc sử dụng sai phương pháp. Vậy làm cách nào để có thể theo dõi và nắm bắt được toàn bộ khung năng lực của nhân viên? Và đâu là cách làm bảng đánh giá KPI hiệu quả nhất? Cùng HrOnline tìm hiểu nhanh thông qua bài viết dưới đây.

Theo bảng phân tích trên các thanh công cụ tìm kiếm, từ khóa “đánh giá nhân viên” luôn được nằm trong TOP các từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất. Hiểu một cách đơn giản, “Đánh giá nhân viên” chính là quá trình giám sát, kiểm tra thái độ làm việc, mối quan hệ, năng lực, kỹ năng, kết quả công việc… của nhân viên. Từ đó, đưa ra nhìn chính xác về nhân viên, định hướng phát triển hoặc đề ra các chính sách khen thưởng phù hợp.

Bảng đánh giá nhân viên theo KPI

Tùy thuộc vào chính sách mà mỗi doanh nghiệp sẽ đưa ra các giải pháp đánh giá nhân viên khác nhau, có thể theo tuần, tháng, quý, năm… Quá trình này có thể tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, lợi ích mà đánh giá nhân viên mang lại cực kỳ quan trọng. Thông qua đánh giá nhân viên, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được quỹ đạo hoạt động của công ty. Từ đó, kịp thời đề ra các chính sách khen thưởng phù hợp đối với những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc, khuyến khích phát huy hay kịp thời phát hiện để tìm ra những vấn đề để chỉnh sửa. 

KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) là một chỉ số đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự trong doanh nghiệp. Chỉ số này được đánh giá là một thước đo để doanh nghiệp có thể đo lường về số lượng và chất lượng mà các cá nhân, phòng ban hoặc doanh nghiệp thực hiện được trong một khoảng thời gian hoặc không gian quy định. Thông qua KPI, nhà quản lý có thể đo lường và đánh giá được hiệu suất, thái độ hay quá trình làm việc của nhân viên hiệu quả nhất

KPI - chỉ số quan trọng trong việc đánh giá nhân viên

Tầm quan trọng của đánh giá KPI

KPI là động lực thúc đẩy sự tiến bộ của cá nhân

Nhờ có KPI mà nhân viên có thể tự theo dõi và xem bản thân mình đã thực sự đã đáp ứng được khối lượng và yêu cầu của công việc hay chưa.

KPI giúp quản lý kịp thời điều chỉnh phù hợp với mục đích kinh doanh

Thông qua những số liệu từ các thống kê đạt được, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được thị hiếu khách hàng, từ đó đưa ra những chính sách tối ưu nhất cho quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty với nhân viên

Việc tìm cách làm bảng đánh giá KPI là bước cơ bản đầu tiên để triển khai quá trình đánh giá nhân viên theo KPI. Quá trình này giúp doanh nghiệp kịp thời tuyên dương và có phần thưởng cho các cá nhân, tập thể xuất sắc. Qua đó, góp phần trong việc xây dựng doanh nghiệp phát triển hơn. Đây chính là động lực cho việc duy trì tinh thần làm việc và phát huy giá trị tối đa của nhân viên.

Các bước để xây dựng bảng đánh giá KPI

Mô hình 5 bước để xây dựng bảng đánh giá KPI hiệu quả

Bước 1: Xác định bộ phận, người xây dựng KPI

Đối với bước này, chúng ta có 2 phương pháp chính sau:

Một là mỗi trưởng bộ phận sẽ trực tiếp xây dựng một hệ thống KPI cho nhân viên cấp dưới trong phòng ban mình. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu cách làm bảng đánh giá KPI. Thông thường, trưởng bộ phận sẽ am hiểu nhất các hoạt động diễn ra trong phòng ban. Chính vì thế, khi xây dựng KPI theo phòng ban, việc đánh giá sẽ được thực hiện một cách chi tiết, ít thiếu sót nhất có thể, công minh và đầy đủ. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có mặt hạn chế đó là tiêu tốn thời gian dài hơn, cơ sở vật chất, nhân lực thực hiện cũng được dùng nhiều hơn.

Thứ hai là một bộ phận chuyên trách cho quá trình quản lý nhân viên nói chung (thường là phòng nhân sự), hoặc đội ngũ quản lý cấp cao sẽ là người đưa rõ tiêu chí để xác định cách làm bảng đánh giá KPI. Điều này cũng có mặt lợi đó là tạo mặt bằng quản lý chung cho công ty, khách quan, khoa học, tiết kiệm được một khoản chi phí, nhân lực. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ không đánh giá một cách toàn diện nhất mọi hoạt động, thành tích của các phòng ban mà chỉ mang tính chất tương đối, đánh giá chung.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI

Mỗi phòng ban đều có nhiều vị trí mang những chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ riêng biệt. Chính điều này đặt ra câu hỏi: “Phải làm sao để tìm cách làm bảng đánh giá KPI một cách tối ưu, hoàn mỹ nhất”. Lúc này, sự thống nhất các ý kiến để lựa chọn ra những tiêu chí phù hợp sẽ là việc nên làm nhằm xây dựng một bộ chỉ tiêu hợp lý. Sau đó, các doanh nghiệp thường sẽ ứng dụng tiêu chí SMART để hoàn tất cách làm bảng đánh giá KPI. Một điều quan trọng đó là nếu cách làm bảng đánh giá KPI với những tiêu chí đã chọn không đạt như mong đợi thì kết quả đánh giá sẽ không có giá trị tham khảo cao.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau quá trình tìm kiếm cách làm bảng đánh giá KPI và đưa ra các tiêu chí cụ thể, tiếp theo doanh nghiệp cần áp dụng nó vào thực tế. Việc đánh giá sẽ được phân thành 3 nhóm sau:

  • Nhóm đầu tiên là nhóm mục tiêu tốn nhiều thời gian để thực hiện, và cũng ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
  • Nhóm hai được chia làm hai trường hợp: Nhóm tốn ít thời gian thực hiện nhưng cũng ảnh hưởng nhiều. Hoặc trường hợp tốn nhiều thời gian thực hiện nhưng ảnh hưởng ít.
  • Nhóm cuối là nhóm vừa tốn ít thời gian thực hiện và cũng ít ảnh hưởng đến mục tiêu.

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng

Với việc xây dựng và điều chỉnh bộ tiêu chí đánh giá như trên, cấp quản lý của doanh nghiệp sẽ có được đầy đủ nhất thành tích của nhân viên mình. Kết quả tất yếu đó là sự công nhận đối với những nỗ lực của nhân viên ấy, tùy thuộc vào những giá trị họ mang lại, một mức tuyên dương, lương thưởng cũng sẽ được quy định cụ thể. Mức thưởng này cũng sẽ được thống nhất trước và phù hợp với điều kiện của công ty.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI 

KPI là chỉ số luôn thay đổi bởi nhiều yếu tố khác nhau, thế nên kết quả của việc đánh giá luôn nằm trong phạm vi điều chỉnh liên tục. Điều này đặt ra thử thách cho các cấp quản lý đó là làm sao để tối ưu nhất cách làm bảng đánh giá KPI, đồng thời nếu có thay đổi số liệu, yếu tố nào đó thì kết quả vẫn đáp ứng tốt nhất quá trình đánh giá nhân viên.

Các yếu tố ảnh hưởng đến cách tính KPI cho một số bộ phận doanh nghiệp

KPI thể hiện các mục tiêu, nhiệm vụ có thể đo lường được, giúp doanh nghiệp hướng tới các mục tiêu chung của mình. Không có mục tiêu, KPI chỉ là một thước đo. Tùy theo mỗi phòng ban, lĩnh vực, ngành nghề, doanh nghiệp sẽ đặt ra các cách tính KPI khác nhau. Chẳng hạn:

Sale: Doanh thu bán hàng trung bình, chi phí của Nhóm bán hàng, số lượng hàng bán, doanh thu bán hàng từng loại sản phẩm, cơ hội bán hàng, tổng doanh thu bán hàng, báo giá, giá trị đơn hàng, chỉ tiêu doanh số bán hàng.

SEO: Tỷ lệ ghé thăm trang web, thoát trang, tỷ lệ truy cập có trả phí, thời gian khách hàng xem trang, xếp hạng từ khóa, tổng số lượt xem và thời lượng khách xem, lượng khách truy cập mới.

Các yếu tố mấu chốt ảnh hưởng đến cách tính KPI cho doanh nghiệp

Thông thường, việc đánh giá nhân viên không hiệu quả thường bắt nguồn từ việc các doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp đánh giá quá thủ công, truyền thống, khiến quá trình đánh giá trở nên: thiếu công bằng, không minh bạch, chủ quan, một chiều… Muốn phát triển, thì trước hết, doanh nghiệp cần phải nắm bắt được khung năng lực của toàn bộ nhân viên. Dựa cơ sở đó, lấy kết quả đánh giá năng lực làm để doanh nghiệp dễ dàng xây dựng chiến lược phát triển, triển khai đội ngũ nhân sự sao cho thực sự phù hợp. Thái độ, kỹ năng, trình độ chuyên môn hay các thành tích đạt được của nhân viên chính là các tiêu chí cốt lõi để doanh nghiệp thực hiện đánh giá nhân viên. 

Tìm hiểu cách làm bảng đánh giá KPI cùng phần mềm “KPI, 360, ASK” của HrOnline

Hiện nay, hầu hết mọi doanh nghiệp đều có nhu cầu chuyển đổi số trong quá trình quản lý để tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm chi phí. Việc tìm cách tính KPI cho sale (kinh doanh) nói riêng và cách tính KPI cho mọi ngành nghề khác nhau nói chung cũng được chú trọng với ba tiêu chí lớn được đặt lên hàng đầu:

  • Thứ nhất: Giải pháp công nghệ hiện đại, chuyên nghiệp
  • Thứ hai: Đánh giá được toàn diện quá trình làm việc của nhân viên
  • Thứ ba: Đáp ứng được yếu tố nhanh chóng, tiết kiệm và hiệu quả

Tính năng đánh giá của HrOnline - Nền tảng quản lý nhân sự toàn diện

Với tính năng Đánh giá, HrOnline - Nền tảng quản lý nhân sự toàn diện hoàn toàn có thể tự tin trong việc đáp ứng 3 tiêu chí cốt lõi trên của các doanh nghiệp. Không chỉ là cách xây dựng bảng đánh giá KPI, ứng dụng HrOnline, doanh nghiệp sẽ có được những trải nghiệm tốt nhất cho việc quản lý, đánh giá nhân sự toàn diện, xây dựng linh hoạt hơn các tiêu chí đánh giá nhân viên. Một số ưu điểm điểm của HrOnline có thể kể đến như:

Thời gian lên các tiêu chí nhanh chóng, tiện lợi

HrOnline cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp về cách làm bảng đánh giá KPI có hiệu quả nhất một cách linh hoạt, tiết kiệm thời gian. Quản lý có thể thêm, sửa, xóa tiêu chí cho từng giai đoạn phù hợp với hoàn cảnh doanh nghiệp và điều kiện công việc lúc bấy giờ. Ngoài ra, HrOnline còn cho phép doanh nghiệp tạo thông tin liên quan đến nhóm được đánh giá và hệ số đánh giá. Nếu có sự điều chỉnh nào đó thì hệ thống sẽ liên tục cập nhật nội dung của quá trình đánh giá nhân viên.

Xây dựng kế hoạch đánh giá hoàn chỉnh

Bảng đánh giá sẽ liên tục được tiếp nhận hồ sơ mới, và cập nhật cho nhân viên trạng thái để họ nắm - tạo mới, đã duyệt hoặc chờ duyệt... Với mỗi bộ đánh giá, hệ thống sẽ hiển thị cụ thể số lượng đối tượng, chi tiết đối tượng, thời gian và tiến độ đã thực hiện được bao nhiêu phần của bài đánh giá. Phiếu đánh giá chi tiết về: Mã phiếu, số đối tượng, ngày đánh giá của nhân viên…

Kết hợp OKR - chuẩn hóa mô hình đánh giá

OKR (Quản trị mục tiêu) chính là điểm cốt lõi trong việc xây dựng quy chuẩn đánh giá nhân viên. Việc phối hợp giữa yếu tố OKR với quá trình xây dựng tiêu chí đánh giá có thể giúp doanh nghiệp tạo ra hệ thống đánh giá bài bản, đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu đánh giá của doanh nghiệp dưới góc nhìn đa chiều, đa dạng và toàn diện. Với HrOnline, việc kết hợp giữa hệ thống đánh giá và OKR sẽ không phải là bài toán quá khó. Tính năng Quản lý đánh giá của HrOnline hoàn toàn tự tin đáp ứng các doanh nghiệp:

  • Đo lường cụ thể tiến độ hoàn thành mục tiêu, hiệu quả làm việc, nâng cao năng suất
  • Đảm bảo sự công bằng giữa các nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ 
  • Công tác đánh giá nhân viên trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng thông qua đánh giá KPI, ASK, 360 và OKR 
  • Kiểm soát được toàn bộ quá trình làm việc để đề ra chính sách phúc lợi phù hợp 
  • Cải thiện năng suất hoạt động làm việc của nhân viên

Bên cạnh tính năng đánh giá KPI trên, HrOnline còn có rất nhiều tính năng ưu việt, tự tin trở thành nền tảng quản lý nhân sự toàn diện với hơn 100 tính năng chuyên biệt, giải quyết được các vấn đề nhân sự còn tồn đọng trong doanh nghiệp, tiến hành chuyển đổi số toàn bộ quá trình quản trị nhân sự hiệu quả. 

HrOnline đã được +5.000 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau tin dùng, tự hào là phần mềm quản lý nhân sự số 1 thị trường hiện nay. Với HrOnline, doanh nghiệp không cần phải đau đầu với bài toán tìm cách làm bảng đánh giá KPI. Liên hệ với HrOnline ngay hôm nay để được trải nghiệm thử miễn phí và nhận vô vàn ưu đãi hấp dẫn khác nhé