11 MẸO XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC THU HÚT ỨNG VIÊN

Trong thời đại cạnh tranh cao hiện nay, việc thu hút những ứng viên tiềm năng và phù hợp nhất cho vị trí tuyển dụng là điều vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Một bản mô tả công việc được xây dựng tốt đóng vai trò then chốt trong việc thu hút sự chú ý của ứng viên, truyền tải thông tin chính xác về vị trí và khuyến khích họ ứng tuyển.

Tuy nhiên, việc viết một mô tả công việc hiệu quả không hề đơn giản. Nhiều doanh nghiệp thường mắc phải những sai lầm phổ biến như sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, thiếu thông tin quan trọng hoặc không tối ưu hóa nội dung cho công cụ tìm kiếm.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 11 bí quyết vàng để xây dựng một bản mô tả công việc thu hút top ứng viên chất lượng cao, giúp bạn tuyển dụng được những nhân tài phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

11 mẹo xâu dựng bản mô tả công việc thu hút ứng viên

Bản mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc là một tài liệu nêu rõ các trách nhiệm, nhiệm vụ và yêu cầu của một vị trí công việc cụ thể trong công ty. Đây là một phần quan trọng của quy trình tuyển dụng, giúp nhà tuyển dụng và ứng viên tiềm năng hiểu rõ hơn về vai trò và những gì được mong đợi từ ứng viên.

Một bản mô tả công việc hiệu quả không chỉ liệt kê các nhiệm vụ hàng ngày mà còn phải thể hiện rõ ràng những kỹ năng và trình độ cần thiết, mục tiêu của vị trí và những lợi ích mà công ty cung cấp. 

Xem ngay: 5 XU HƯỚNG TUYỂN DỤNG NĂM 2024 MÀ MỌI HR CẦN BIẾT

Tại sao cần xây dựng bản mô tả công việc?

1. Thu hút ứng viên phù hợp

Việc có một bản mô tả công việc chi tiết và rõ ràng giúp đưa thông tin chính xác đến những ứng viên có đủ năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với yêu cầu của vị trí tuyển dụng. Điều này giúp tăng khả năng thu hút được những ứng viên chất lượng, giảm thiểu việc nhận được đơn từ những người không phù hợp.

Bằng cách cung cấp đầy đủ thông tin về công việc và yêu cầu của vị trí, bản mô tả công việc giúp ứng viên có cái nhìn rõ ràng và tự tin hơn khi quyết định ứng tuyển. Điều này làm tăng tỷ lệ chuyển đổi từ ứng viên tiềm năng thành nhân viên chính thức, giảm thiểu tình trạng ứng viên rút lui hoặc từ chối lời mời làm việc.

Việc có một bản mô tả công việc rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho quá trình tuyển dụng. Bằng cách chỉ tiêu thụ thời gian và nỗ lực vào những ứng viên phù hợp nhất, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình tuyển dụng và giảm thiểu các chi phí phát sinh không cần thiết.

Tìm hiểu thêm: QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG: 7 BƯỚC ĐỂ TUYỂN DỤNG NHÂN TÀI HÀNG ĐẦU

2. Nâng cao hiệu quả công việc

Một bản mô tả công việc chi tiết và chính xác giúp nhà tuyển dụng lựa chọn được ứng viên phù hợp nhất với nhu cầu công việc và đội ngũ hiện tại. Việc tuyển dụng đúng người sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo nhân viên phù hợp với vị trí và cống hiến hiệu quả cho tổ chức.

Khi nhân viên được phân công công việc phù hợp với năng lực và sở thích, họ sẽ cảm thấy hài lòng và gắn bó hơn với công ty. Tạo nên một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và nâng cao năng suất lao động.

Nhờ có đội ngũ nhân viên tài năng và tâm huyết, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững chắc để phát triển và đạt được thành công bền vững. Việc chọn lựa đúng người giúp tăng cường khả năng cạnh tranh, phát triển sản phẩm và dịch vụ, đồng thời giảm thiểu rủi ro và chi phí đào tạo mới.

3. Tăng cường hình ảnh thương hiệu 

Việc xây dựng một bản mô tả công việc khoa học, bài bản và rõ ràng thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong việc tuyển dụng nhân sự. Xây dựng lòng tin từ ứng viên và đối tác về khả năng và uy tín của tổ chức.

Việc cung cấp đầy đủ thông tin và mô tả công việc rõ ràng cho ứng viên là sự tôn trọng và ghi nhận sự quan tâm của doanh nghiệp đối với họ. Điều này không chỉ giúp thu hút ứng viên mà còn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với các nhân tố quan trọng của tổ chức.

Tầm quan trọng của việc xây dựng bản mô tả công việc

11 mẹo xây dựng bản mô tả công việc hiệu quả

1. Tạo ấn tượng đầu tiên tốt

Kaitlin Kincaid, giám đốc điều hành cấp cao tại công ty tuyển dụng Keller Augusta, nhấn mạnh rằng: “Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng”. Bản mô tả công việc là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu công ty của mình, không chỉ về các yếu tố nhân văn mà còn về thành tựu và sứ mệnh của tổ chức. 

Theo ông Trevor Bogan, giám đốc khu vực Châu Mỹ tại Viện Nhà tuyển dụng hàng đầu, cũng cho rằng việc nhấn mạnh những sáng kiến ​​về tính bền vững hoặc hòa nhập có thể là điểm nổi bật quan trọng. Nếu chưa có các thành tựu lớn, doanh nghiệp có thể quảng cáo các lợi ích như phát triển sự nghiệp, du lịch hoặc cơ hội học tập mà công ty cung cấp. Ông Bogan cũng chia sẻ “Nhân viên luôn muốn làm việc tại một nơi có cơ hội phát triển và học hỏi kỹ năng mới”.

2. Bắt đầu bằng những gì quan trọng nhất

Kristen Tronsky, giám đốc nhân sự tại DoiT International, khuyên rằng nên sử dụng tiêu đề công việc rõ ràng và súc tích, phản ánh chính xác vị trí và yêu cầu của công việc. Điều này giúp thu hút các ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp. 

Đoạn mở đầu của mô tả công việc là cơ hội để doanh nghiệp tóm tắt hấp dẫn về công ty. Scott Poniewaz, CEO của EXEC, khuyên rằng: “Bắt đầu bằng một phần giới thiệu ngắn gọn, hấp dẫn về vai trò và công ty của bạn để cung cấp cho ứng viên thông tin rõ ràng về công việc đòi hỏi những gì và tại sao họ nên quan tâm đến việc nộp đơn”.

3. Nhìn nhận vấn đề thông qua lăng kính bao hàm

Carolyn Walker, giám đốc nhân sự toàn cầu tại Nigel Frank, lưu ý rằng việc dành thời gian để làm cho bản mô tả công việc trở nên toàn diện là rất quan trọng. “Điều này có nghĩa là bạn nên xem xét cẩn thận các gói phúc lợi của mình và cân nhắc cách làm cho quy trình ứng tuyển dễ tiếp cận hơn”, bà cho biết.

Việc sử dụng ngôn ngữ bao hàm không chỉ thể hiện cam kết của tổ chức đối với đa dạng mà còn giúp thu hút một đối tượng ứng viên rộng hơn. Walker cũng cảnh báo rằng việc sử dụng ngôn ngữ loại trừ có thể khiến các ứng viên tiềm năng cảm thấy nản lòng. “Nếu doanh nghiệp khuyến khích sự hòa nhập, doanh nghiệp phải xác định cách để truyền tải và mô tả công việc chắc chắn là một phần của điều đó”, bà nói.

Đọc ngay: 5 SAI LẦM THƯỜNG GẶP TRONG TUYỂN DỤNG VÀ CÁCH KHẮC PHỤC

Những lưu ý khi xây dựng bản mô tả công việc

4. Bỏ qua những câu sáo rỗng

Kim Jones, phó chủ tịch bộ phận nhân sự tại Toshiba, cảnh báo rằng việc sử dụng các cụm từ như “ngôi sao nhạc rock” hoặc “ninja” không phù hợp trong bản mô tả công việc. “Những thuật ngữ này có thể khiến bạn mất đi những ứng viên có trình độ”, bà nói. Jones khuyên rằng việc sử dụng một ngôn ngữ rõ ràng, hướng đến hành động sẽ giúp thu hút những nhân tài phù hợp nhất cho công ty.

Claire Rutkowski, phó chủ tịch cấp cao và CIO Champion tại Bentley Systems, cũng nhấn mạnh rằng việc sử dụng ngôn từ bao hàm hơn sẽ giúp công ty tăng cường sự đa dạng và thu hút các ứng viên có nhiều phong cách và lý lịch khác nhau. “Thay vì sử dụng từ ‘yêu cầu’, chúng ta nên nói ‘ưu tiên’ trình độ chuyên môn để tránh việc ngăn cản các ứng viên tiềm năng”.

5. Thu hẹp các yêu cầu

Việc đưa ra một danh sách quá dài các yêu cầu, dù chúng được gọi là các bằng cấp ưu tiên, thường không phải là một ý tưởng tốt. Thay vào đó, nên xem xét loại bỏ những yêu cầu không cần thiết, đặc biệt là các yêu cầu về bằng cấp cụ thể mà không quan trọng đến việc thực hiện công việc.

Linda Pophal, người sáng lập và chủ sở hữu của Strategic Communications, lưu ý rằng việc yêu cầu quá nhiều bằng cấp có thể dẫn đến việc bỏ lỡ những ứng viên có khả năng làm việc tốt nhưng không đáp ứng được các yêu cầu này. Cô cũng nhấn mạnh rằng các yêu cầu này có thể gây ra phân biệt đối xử với một số nhóm ứng viên.

Ryan Whitacre từ Bridge Partners cũng chia sẻ rằng mô tả công việc yêu cầu các bằng cấp cụ thể và nhiều năm kinh nghiệm thường là dấu hiệu cho thấy công ty không cập nhật mô tả công việc đúng mức. “Thường thì mô tả công việc được viết dựa trên người đang làm công việc hiện tại” ông nói. “Điều này dẫn đến việc sử dụng các thuật ngữ cũ và các yêu cầu không phù hợp với thực tế công việc”.

6. Kiểm tra sai lệch

Dù bạn đã sửa lại bản mô tả công việc từ người khác hay viết lại từ đầu, hãy luôn kiểm tra lại những sai lệch. Ryan Whitacre nhấn mạnh rằng “Sai lệch là điều không thể tránh khỏi”. Tuy nhiên, cách nhìn của bạn có thể khác với những người khác “Vì vậy, hãy để những người khác xem xét nó”.

Hãy yêu cầu ý kiến từ nhiều người khác nhau, không chỉ từ quản lý. Điều này sẽ giúp đa dạng hóa quan điểm và giảm thiểu sự sai lệch trong quá trình tuyển dụng.

Đồng thời, có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Textio để quét bản mô tả công việc của bạn qua AI, từ đó phát hiện và đề xuất cách diễn đạt thay thế để tránh sai lệch.

Áp dụng các mẹo khi viết bản mô tả công việc để mang lại hiệu quả cao

7. Rõ ràng về hình thức làm việc 

Jones từ Toshiba nhấn mạnh: “Hãy xác định rõ liệu vai trò đó có phải là làm việc từ xa 100%, làm việc tại văn phòng 100%, hay là một sự kết hợp và thời gian làm việc kết hợp đó sẽ như thế nào”.

Trong ngành Công nghệ thông tin, cung cấp tùy chọn làm việc từ xa là rất quan trọng. Theo Ryan Whitacre từ Bridge Partners, “Khả năng làm việc từ xa là một yếu tố hấp dẫn lớn”. Tuy nhiên, bạn không nên chỉ đưa ra lựa chọn này mà không có ý định triển khai.

“Trước dịch COVID-19”, Whitacre nhớ lại, “Câu hỏi đầu tiên tôi thường nhận được thường liên quan đến chế độ đãi ngộ. Bây giờ, câu hỏi đầu tiên mà mọi người thường hỏi là, ‘Tôi có thể làm việc từ xa không? Có phải làm việc kết hợp không? Lịch trình làm việc sẽ ra sao?’”

Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy rằng 58% nhà tuyển dụng hàng đầu hiện đã cung cấp giờ giấc làm việc linh hoạt. 

Xem thêm: 7 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ NHÂN SỰ MÀ MỌI HR NÊN BIẾT

8. Đừng mơ hồ

Hãy nêu rõ về các yêu cầu và mong đợi cụ thể đối với vai trò, đừng để lại những mơ hồ về hình mẫu mà bạn đang tìm kiếm.

Khi doanh nghiệp không cụ thể về những gì một ứng viên sẽ phải làm, ứng viên có thể cảm thấy họ phải đảm nhận mọi thứ. Kincaid chia sẻ, “Tôi không muốn trở thành người chịu trách nhiệm cho mọi công việc”. “Hãy cho tôi biết rằng tôi sẽ đạt được thành công như thế nào trong vai trò này. Thành công của tôi sẽ được đánh giá như thế nào? Tôi sẽ được đền bù như thế nào? Những lợi ích cụ thể là gì?”, đó là những câu hỏi mà ứng viên mong muốn được giải đáp. 

Vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn ứng viên nộp đơn, hãy cung cấp thông tin cụ thể hơn về lợi ích và điều kiện công việc, thay vì mô tả mơ hồ như “có nhiều lợi ích” hoặc “cơ hội phát triển”. “Càng cụ thể, càng thu hút được những ứng viên phù hợp”, Kincaid cho biết.

9. Làm nổi bật văn hóa công ty

Mô tả công việc của bạn nên không chỉ tập trung vào yêu cầu mà còn phản ánh văn hóa, sứ mệnh của công ty và lợi ích cân bằng giữa công việc và cuộc sống, như đã chỉ ra bởi Nancy Drees, CEO của Vacare Group. “Đặc biệt, nêu bật nền tảng công nghệ tiên tiến của bạn và những thách thức kỹ thuật mà nhân viên có thể gặp phải”. “Điều này sẽ thu hút sự chú ý của những ứng viên có kỹ năng và tầm nhìn phù hợp với công ty.”

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm những cá nhân sáng tạo trong lĩnh vực kỹ thuật, hãy tập trung vào những người thích giải quyết vấn đề kỹ thuật, học hỏi và có khả năng giao tiếp sáng tạo, sử dụng công cụ cộng tác thông minh từ bất cứ nơi đâu.

Nếu tổ chức của bạn có sự đa dạng và môi trường làm việc cộng tác, hãy thể hiện điều này. Theo Bogan, “Những ứng viên có cơ hội học hỏi từ các bộ phận khác nhau và làm việc với các nhóm đa dạng sẽ cảm thấy kết nối mạnh mẽ hơn với vai trò của họ”. 

Các mẹo hữu ích cho doanh nghiệp khi xây dựng bản mô tả công việc

10. Đẩy mạnh SEO 

Theo Scott Lieberman, người sáng lập Touchdown Money, “Người nộp đơn thường tìm kiếm trên các trang Web việc làm”. Vì vậy, hãy tối ưu hóa mô tả công việc hoặc hợp tác với một chuyên gia SEO để đảm bảo mô tả công việc xuất hiện trong các kết quả tìm kiếm. “Điều này giúp đưa ra thông tin chính xác và thu hút những ứng viên phù hợp với vị trí”. 

11. Sử dụng ngôn ngữ hướng đến hành động

Để thu hút sự chú ý và kích thích hành động, sử dụng ngôn ngữ chủ động thay vì ngữ pháp bị động. Theo Tronsky, “Sử dụng ngôn từ hướng đến hành động làm cho mô tả công việc hấp dẫn và thú vị hơn”.  “Điều này tạo cảm giác cấp bách và quan trọng của công việc, khuyến khích ứng viên nhanh chóng nộp đơn”.

Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực công nghệ, hãy tránh sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành hoặc ngôn ngữ kỹ thuật. “Điều này có thể làm cho mô tả công việc khó hiểu và gây hiểu lầm, ngăn cản những ứng viên phù hợp nộp đơn cho vị trí”, Tronsky lưu ý.

Tìm hiểu thêm: 3 BƯỚC ĐỂ TẠO SỰ LIÊN KẾT GIỮA CHIẾN LƯỢC LƯƠNG THƯỞNG VÀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

Các mẹo hữu ích giúp nhà tuyển dụng thu hút ứng viên

Kết luận

Việc viết một bản mô tả công việc không chỉ là việc đơn giản để điền vào một chỗ trống trong quy trình tuyển dụng. Đó là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện bản sắc và tầm nhìn của mình qua một bài đăng tuyển dụng. 

Mỗi từ ngữ và câu mô tả không chỉ đơn giản là miêu tả công việc, mà là cách để xây dựng hình ảnh và thu hút những ứng viên phù hợp nhất. 

Trong thế giới kinh doanh hiện đại, một bản mô tả công việc chính xác và hấp dẫn không chỉ giúp thu hút nhân tài mà còn là cơ hội để tăng cường văn hóa doanh nghiệp và thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.